Contrats collectifs santé : la dernière ligne droite

Pour les entreprises, les échéances approchent : au 1er janvier 2016, elles devront toutes avoir mis en place une complémentaire santé… Ou avoir mis leur régime en conformité avec les nouveaux textes.

  • De multiples nouveautés
  • Anticipation indispensable
  • L’importance d’un bon accompagnement
  • Quelles garanties ?
  • Traitement fiscal et social
  • Acte juridique de mise en place : trois solutions
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    Nous l’avons largement commenté depuis près de trois ans : la signature de l’accord national interprofessionnel (ANI) de janvier 2013 et sa transposition dans la loi de sécurisation de l’emploi en juin de la même année ont profondément bouleversé le paysage de la protection sociale en France.
    En signant l’ANI, les partenaires sociaux ont en effet convenu que toutes les entreprises privées devront mettre en place une complémentaire santé obligatoire pour l’ensemble de leurs salariés au 1er janvier 2016. L’accord prévoyait également un panier de soins minimum et la prise en charge d’au moins 50 % de la cotisation par l’employeur.
    En autres termes, cela signifie qu’à partir du 1er janvier 2016, les entreprises qui ne proposaient pas de complémentaire santé à leurs salariés devront avoir mis un régime collectif en place… Une opération moins anodine qu’il n’y paraît qui va concerner en grande majorité des PME et des TPE assez peu rompues au dialogue social et aux subtilités réglementaires de l’exercice. Sachant que le respect formel des procédures est essentiel puisqu’il conditionne le bénéfice des exonérations fiscales et sociales accordées aux régimes collectifs.

    De multiples nouveautés

    Pour ne rien arranger, d’autres obligations sont venues s’ajouter en cours de route. Soucieux de mieux contrôler la hausse des dépenses de santé, le gouvernement a décidé de revoir la définition des contrats responsables, ceux-là mêmes qui permettent de bénéficier des avantages sociaux accordés aux régimes collectifs. Pas de difficulté pour les entreprises qui s’équipent : en pratique, elles ne devraient logiquement se voir proposer que des contrats conformes à toutes ces nouvelles règles.
    Par contre, les choses risquent d’être un peu plus compliquées pour celles qui disposent déjà d’un régime santé. Le calendrier de mise en conformité est en effet complexe et relativement serré :

    • avant le 1er janvier 2016 pour la partie ANI,
    • avant fin 2017 pour la partie contrats responsables (régimes antérieurs au 1er août 2014).

    Mais la mise en conformité doit être immédiate si une modification de l’acte juridique qui instaure le régime intervient entre-temps… Ce qui a toute chance d’arriver : “98 % des contrats ne sont pas conformes au panier de soins. Dans la quasi-totalité des cas, il faut donc modifier le régime sur tous les aspects avant 2016”, remarque Jean-Pierre Vincent, responsable du marché entreprises chez Harmonie Mutuelle.

    Anticipation indispensable

    Beaucoup, heureusement, ont anticipé. C’est le cas de Paragon, un groupe européen d’imprimerie dont les filiales françaises, spécialisées dans la billetterie et les imprimés de gestion, emploient 600 personnes. “Nous disposons d’une complémentaire santé depuis les années 70, explique Jacques Nodin, directeur financier de Paragon Identification. Nous avons toujours veillé à suivre les évolutions réglementaires et à négocier quand il le fallait. Nous avons deux réunions par an avec les partenaires sociaux et Harmonie Mutuelle pour faire le point sur le régime santé. C’est au cours de l’une de ces réunions que le sujet a été abordé. Cela a ensuite fait l’objet d’un avenant à notre accord d’entreprise.”
    Compte tenu des délais légaux liés à ce type de négociation, il est en effet important de ne pas s’y prendre trop tard.
    Souvent, ce sont des circonstances extérieures qui conduisent à prendre un peu d’avance sur le calendrier. Comme dans les garages de la famille Roucher, agents Renault à Sommières et Calvisson (30) : “La complémentaire santé devenait impérative avec les nouvelles normes de la branche automobile, explique le comptable, Jean-Christophe Lopez. Nous avions déjà un régime depuis quelques années pour offrir un petit plus au personnel. Cette nouvelle obligation nous a donné l’occasion de refaire le tour de la question.” Et de passer chez Harmonie Mutuelle.

    L’importance d’un bon accompagnement

    Chez Inicea, un groupe de cliniques psychiatriques dont le siège administratif est à Annemasse (74), c’est la forte croissance externe et l’intégration de nouvelles entités qui a conduit à ouvrir le dossier : “Les régimes n’étaient pas les mêmes partout. Certaines cliniques avaient des régimes pour les cadres seulement et d’autres rien du tout”, indique Alexandra Fert, directrice RH.
    Début 2015, toutes les cliniques ont ainsi vu leurs garanties harmonisées avec un régime cadres et un régime non-cadres. Et cela a bien sûr été l’occasion de les mettre en conformité, ce qui a parfois fait grincer quelques dents : “Dans certaines structures, les cadres avaient des forfaits familles avec de très bonnes garanties, ce qui revenait très cher pour les salariés célibataires. L’adoption des nouveaux principes a été difficile à faire accepter, même si cela entraînait aussi une baisse de cotisation”, reconnaît Alexandra Fert.
    Heureusement, les choses se passent en général plutôt bien : “Avec les contrats responsables, les garanties sont un peu inférieures en optique mais identiques à notre ancien contrat sur les autres points. Ma conseillère Harmonie Mutuelle m’avait proposé de venir le présenter aux salariés mais je leur ai expliqué moi-même et ils l’ont bien compris”, indique le comptable des garages Roucher, Jean-Christophe Lopez.
    Le fait de disposer d’un prestataire efficace permet toutefois d’aborder les choses avec sérénité. “J’avais précisé dans mon cahier des charges que je cherchais un vrai partenaire, souligne Alexandra Fert. Harmonie Mutuelle est le plus efficace que j’ai pu rencontrer. Ils m’ont aidée dans la rédaction de la décision unilatérale de l’employeur (DUE) et mis à jour les notices, ils ont organisé des réunions d’information pour le personnel au sein de chaque clinique du groupe… Et aujourd’hui ils gèrent très efficacement tous les cas particuliers. Sur 1 200 personnes, il y en a forcément ! Avec eux il y a beaucoup de disponibilité et de proximité, c’est un réel accompagnement.”

    Quelles garanties ?

    Les complémentaires santé collectives doivent couvrir comme panier de soins minimum (décret publié au JO le 10 septembre 2014) :

    • la totalité du ticket modérateur de l’ensemble des dépenses de santé (sauf cures thermales et médicaments à service médical rendu faible à modéré), et la totalité du forfait hospitalier sans limitation de durée, même en psychiatrie,
    • les soins prothétiques et d’orthodontie dentofaciale à 125 % du tarif Sécurité sociale,
    • un forfait de 100, 150 ou 200 euros tous les deux ans selon le niveau de correction en optique.

    Parallèlement, les contrats responsables doivent aussi (décret publié au JO le 19 novembre 2014) :

    • prévoir un remboursement 20 % plus élevé pour les consultations de médecins signataires du contrat d’accès aux soins et limiter la prise en charge pour les non-signataires,
    • rembourser l’optique au mieux une fois tous les deux ans en combinant trois planchers et six plafonds en fonction des équipements et en intégrant la monture pour 150 euros maximum.

    Attention : les éventuels accords signés au sein des branches peuvent prévoir un niveau de garanties plus élevé et recommander un ou plusieurs organismes assureurs. L’employeur en est théoriquement averti par sa branche, mais il est prudent de le vérifier avant de mettre en place un régime ou de le faire évoluer.

    Traitement fiscal et social

    Seuls les contrats collectifs et obligatoires – et responsables – mis en place dans les règles peuvent prétendre à exonération sociale. La contribution employeur est exonérée de charges sociales sur la base de 6 % du PASS* + 1,5 % du brut annuel dans la limite de 12 % du PASS. Elle est totalement déductible fiscalement mais soumise au forfait social de 8 % dans les entreprises de plus de 9 salariés. Rappelons enfin que depuis 2014, la part patronale de la cotisation doit être totalement intégrée au revenu imposable du salarié.
    *Plafond annuel de la Sécurité sociale

    Acte juridique de mise en place : trois solutions

    Un régime collectif est mis en place par un acte juridique par lequel l’entreprise formalise ses obligations par rapport à ses salariés. Pour bénéficier des avantages sociaux des contrats collectifs et obligatoires, le régime doit avoir été instauré selon l’un des trois principes suivants :

    • accord collectif, au terme d’une négociation entre employeur et représentants des salariés,
    • référendum, selon une consultation organisée par l’employeur à bulletins secrets avec approbation de la majorité des suffrages exprimés par les salariés concernés. Attention à soigner l’information préalable,
    • décision unilatérale de l’employeur (DUE). Attention là aussi à informer chaque salarié par écrit.

    Précision importante, toute modification ultérieure du régime devra intervenir selon le même type d’acte juridique que celui de la mise en place où par un acte de niveau supérieur dans la hiérarchie des normes.

    Découvrir l'interview de Jean-Pierre Vincent

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